surat-menyurat

SURAT MENYURAT

1. Pengertian surat-menyurat

               Surat-menyurat merupakan alat tata usaha dan merupakan salah satu pekerjaan kantor. Apa yang dimaksud surat-menyurat sudah banyak para penulis yang telah mencoba memberikan pengertian.

      Istilah surat-menyurat sering disebvut dengan istilah-istilah berikut :

1. Istilah correspondentie(Bahasa Belanda) atau correspondence(bahasa inggris).Kedua istilah tersebut dapat diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia seluk beluk berkirim-kiriman surat(Westra,1979:7).
2. Surat menyurat adalah segenap pekerjaan yang bertulisan dengan surat sebagai alat tata usaha,yang berurusan dengan soal penulisan,pencatatan,penerimaan dan pendistribusian surat-surat(Wastra,1979:37)
3. Kadang-kadang suatu surat yang disampaikan oleh seseorang pada orang lain dalam suatu organisasi memerlukan suatu balasan atau jawaban,maka terjadilah hubungan surat-menyurat yang disebut korespondensi(Panji,Tanpa tahun:2).Jadi, menurut pengertian ini, surat-menyurat atau korespondensi terjadi apabila disatu pihak mengirim surat dan dipihak lain membalasnya. Dengan demikian,surat-menyurat adalah suatu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat komunikasi.
4. Dapat pula diketahui bahwa surat-menyurat atau korespondensi adalah peristiwa saling berkirim surat(Zaiduddin,Tanpa tahun:5).Dalam buku ini penulis mencoba memberikan pengertian bahwa surat-menyurat mempunyai 2 pengertian yaitu dalam arti sempit dan arti luas.

Surat menyurat dalam arti sempit yaitu suatu aktivitas saling berkirim surat.Jadi,pengertian ini hanya terbatas pada penerima dan membalas surat.Apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalasnya maka, terjadilah apa yang dinamakan surat-menyurat. Surat-menyurat dalam arti luas adalah semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat yang terdiri dari kegiatan-kegiatan :

1. Membuat surat
2. mengagendakan surat/membukukan
3. Menerima surat
4. mendistribusikan
5. meng-file (mengarsip atau menyimpan

2. Pengertian Surat

            Dari pengertian surat-menyurat seperti tesebut diatas dapat dikatakan bahwa objek pokok surat-menyurat atau korespondensi adalah surat.

Apakah yang disebut surat itu ?

1. Surat adalah setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang lain dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang tersebut pada kertas tersebut.(Wastra,1979:37)
2. Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu(Wastra,1979:9).
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa yang tertulis atau suatu alat untuk menyampaikan berita dan menanyakan sesuatu dengan bahasa tulisan atau tidak langsung(Zainuddin,Tanpa tahun:5).
4. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahasa komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukanya dalam organisasi atau kantor.(Panji,Tanpa tahun:1).

Dari empat pengertian tersebut dapat diketahui bahwa masing-masing definisi lebih menitik beratkan pada segi bahan materialnya.

Pada hakikatnya surat dapat ditinjau dari beberapa segi.Dari segi materialnya,surat ialah setiap lembaran kertas yang berisi data-data atau keterangan-keterangan yang mengandung arti.Lebih luas lagi dapat dikatakan bahwa surat ialah setiap bahan atau material yang berisi informasi.Jadi, dengan demikian pengertian surat tidak hanya terbatas pada lembaran kertas saja, tetapi meliputi setiap bahan atau setiap material yang berisi data-data atau keterangan-keterangan yang mengandung arti.Ingat saja surat yang tertulis pada daun lontar pada zaman dahulu.

            Ditinjau dari segi fungsinya surat adalah alat penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain untuk mendapatkan saling pengertian diantara kedua belah pihak yang disampaikan secara tertulis.Dengan demikian dapat dikatahui bahwa surat adalh suatu bentuk penyampaian berita, ide atau pendapat yang disampaikan dengan menggunakan bahasa tertulis.

2. Macam-macam surat

Dalam kegiatan kantor ditemukan bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam-macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.

1. Surat Menurut Wujudnya
1. Surat Terbuka

Yaitu surat yang tidak mempergunakan sampul.Ada 2 macam surat terbuka yaitu sebagai berikut :

1. Surat yang ditulis pada kartu pos

Surat yang ditulis pada kartu pos(post card),baik kartu pos yang dikeluarkan oleh Kantor Pos)maupun kartu pos yang dibuat sendiri dengan tidak  menyimpang dari ketentuan / ukuran kartu pos resmi.Kartu pos dibuat dari kertas tebal (karton)dengan ukuran 15x 10 cm.

Pada umumnya, surat yang ditulis pada kartu pos adalah surat yang tidak mengandung rahasia dan bersifat pribadi.

1. Surat yang dikirim melalui surat kabar atau majalah, misalnya pengumuman dari berbagai instansi/jawatan yang dimuat di surat kabar dan berbagai surat dari para pembaca yang dimuat pada ruang/rubrik pembaca pada surat kabar.

Ditinjau dari segi tujuan komunikasi, surat para pembaca sangat memegang peranan penting karena merupakan sarana terciptanya komunikasi  dua arah antara rakyat dengan pihak pemerintah atau instansi yang bersangkutan.

2. Surat Tertutup

Yaitu  surat yang tidak dapat dibaca oleh public/umum.Jadi, hanya dapat dibaca oleh penerima surat.

Ada 2 macam surat tertutup,yaitu sebagai berikut ;

1. Surat yang tidak mempergunakan sampul

1.      Surat yang ditulis pada warkat pos

Warkat pos yaitu selembar kertas yang dicetak hanya dikeluarkan oleh Perum Postel.Warkat Pos dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat sekaligus berfungsi sebagai sampul dan halaman bagian dalam dipergunakan untuk menulis surat.

Menurut sifatnya warkat pos ada dua macam, yaitu warkat pos biasa dan warkat pos kilat.Surat yang ditulis dalam warkat pos pada umumnya surat yang bersifat pribadi.

2.      Surat yang ditulis pada selembar kertas berukuran folio dan dilipat sedemikian rupa sehingga alamat di dalam surat sekaligus merupakan alamat diluar/alamat amplop,misalnya surat edaran dan surat undangan.

2. Surat yang menggunakan sampul atau pembungkus

B. Surat Menurut Kepentinganya

Surat Biasa

            Pengiriman dan penyelesaianya dilakukan menurut urutan penerimaan surat dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Isi dari surat biasa pada umumnya tidak harus diselesaikan dengan segera. Dari segi pengirimanya, maka surat biasa dikirim dengan mempergunakan prangko biasa.

Surat Segera

Surat segera yaitu surat yang harus dikirim dengan segera untuk diketahui dan diselesaikan dengan secepat-cepatnya.

Telegram

Banyak perusahaan atau instansi yang mengirim berita dengan mempergunakan telegram karena :

1. Pengiriman berita melalui telegram dengan cepat dan dapat diterima oleh penerima surat
2. Sampai saat ini masih terdapat adanya sementara anggapan bahwa telegram dianggap lebih penting dari jenis surat-surat lainya.