BAB RAPAT
a. Pengertian Rapat
Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat tatap muka(face to face) yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok.Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.
R.J. Suhartin Citrobroto(1979)mengatakan bahwa komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat.Jadi, menurut pengertian disetiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi terjadilah apa yang disebut rapat. Rapat diadakan apabila pemimpin memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staffnya atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.
b. Macam-macam rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari segi peninjauanya. Menurut tujuanya(Citrabroto,1970:74-76) rapat dapat dibedakan 3 macam,yaitu :
· Rapat penjelasan
Yaitu rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta.
· Rapat pemecahan
Yaitu rapat yang bertujuan mencari pemecahan tentang sesuatu masalah.
· Rapat perundingan
Yaitu rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.
Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi 4 macam :
a. Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu dan para pesertanya resmi mendapat undangan.
b. Rapat informal yaitu rapat yang diadakan kadang-kadang secara kebetulan sehingga para pesertanya tidak tertentu dan tidak mempergunakan surat undangan.mereka bertemu secara kebetulan dan pada pertemuan itu dibicarakan masalah-masalah yang menjadi kepentingan bersama.rapat informal ini paling sering dijumpai dalam kehidupan setiap hari.
c. Rapat terbuka yaitu rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota.
d. Rapat Tertutup yaiu rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.
Menurut jangka waktunya dapat dibedakan menjadi 4 macam :
1. Rapat Mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu yang membahas masalah-masalh rutin yang dihadapi oleh setiap manajer/pimpinan unit/bagian.
2. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan stiap akhir bulan( sekali sebulan). Misalnya membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.
3. Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.
4. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap tahun. Misalnya, rapat dewan komisaris, rapat pemegang saham.
c. Penyelenggaraan Rapat
Terlepas dari berbagai macam rapat sebagai diutarakan diatas, setiap diadakan rapat, sekretaris selalu dituntuk partisipasinya.
Dalam penyelenggaraan rapat, yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah :
1. Undangan Rapat
Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan jangan terlalu jauh dari waktu tanggal diadakan rapat. Sebaliknya, undangan rapat datangnya jangan terlalu dekat atau terlalu mepet dari waktu atau tanggal diadakan rapat. Undangan yang terlalu lama akan lupa, sedangkan undangan yang disampaikan terlalu dekat memnyebabkan para peserta kurang mempunyai persiapan.
Undangan rapat harus lengakap, yang berisi :
a. Hari
b. Tanggal
c. Jam
d. Tempat rapat
e. Acara rapat(bila perlu acara dilampirkan)
Ada dua macam bentuk undangan rapat. Hal ini tergantung dari bentuk atau sifat rapat yang diadakan.
1. Rapat Intern, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh para pejabat di dalam organisasi yang bersangkutan. Untuk rapat yang demikian, cukup digunakan bentuk undangan edaran.nama-nam peserta sudah dicantumkan dalam edaran undangan tersebut, dan yang bersangkutan tinggal membubuhkan paraf atau tanda tangan pada ruang (kolom) yang telah disediakan.
Undangan rapat juga dapat dilaksanakan dengan cara mengadakan panggilan, pemberitahuan, melalui media komunikasi/surat kabar.
2. Rapat Ekstern,yaitu rapat yang dihadiri oleh para pejabat dari luar instansi. Rapat yang demikian harus mempergunakan surat undangan sesuai dengan surat undangan pada lazimnya.
Tempat Rapat
Tempat rapat khususnya untuk rapat-rapat ekstern harus dijelaskan :
a. Nama jalan dan nomornya
b. Nama gedung(tempat rapat)
c. Nama kota(apabila dipandang perlu)
b. Tata Ruang Rapat
Tata ruang rapat, khususnya untuk rapat-rapat ekstern, perlu perhatian masalah cahaya penerangan, ventilasi udara dan pengaturan tempat duduk.
Alat-alat Perlengkapan Rapat
Alat-alat perlengkapan yang digunakan untuk rapat adalah seperti berikut :
1. Sound System beserta perlengkapanya
2. Wireless microphone(pengeras suara tanpa kawat)
3. Papan tulis berikut perlengkapanya seperti :
a. Kapur putih
b. Kapur berwarna
c. Penghapus
d. Tongkat petunjuk
4. OHP(Over head projector) yaitu suatu alat yang dapat memproyeksikan ke layar, tulisan-tulisan, gambar-gambar yang ditulis/digunakan di atas plastic dengan tulisan spidol.
5. Alat-alat tulis yang terdiri dari :
a. Mesin tik
b. Mesing hitung
c. Mesin pengganda(stensil, fotocopy)
d. Pensil
e. Bolpoint
f. Kertas (HVS, doorslag, kertas stensil, kertas bergaris folio atau double folio)
g. Stop map
h. Snelhechter
i. Ordner
Notulen
Adalah hasil dari jalanya setiap rapat yang diadakan. Notulen dibuat oleh sekretaris atau penulis rapat. Notulen dibuat sejak rapat dimulai. Hal-hal yang perlu dicatat dalam notulen antara lain:
a. Jumlah peserta rapat yang hadir
b. Tempat dan tanggal serta dimulainya rapat
c. Acara rapat
d. Semua pendapat/saran yang diberikan oleh peserta rapat
e. Hasil rapat atau keputusan rapat.
Notulen tersebut setelah selesai rapat harus diperbaiki dan disahkan(ditandatangani oleh pimpinan/ketua rapat, untuk kemudian dibagikan kepada para peserta rapat agar diketahui dan dipergunakan sebagai bahan pemikiran selanjutnya. Notulen sangat diperlukan agar semua keputusan yang telah diputuskan dalam rapat dijadikan pegangan bersama. Notulen juga dapat dipergunakan untuk penilaian kemajuan-kemajuan dari instansi yang bersangkutan.
Isi notulen yang baik harus :
a. Bersifat ringkas tetapi jelas dan tepat
b. Yang ditulis dalam notulen hanya pokok-pokoknya saja
c. Notulen harus dibuat oleh seorang sekretaris/penulis yang cakap.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar