SURAT-MENYURAT(diambil dari buku "Dasar-Dasar ilmu Tata Usaha" oleh Drs. IG. Wursanto)

SURAT MENYURAT

1. Pengertian surat-menyurat

               Surat-menyurat merupakan alat tata usaha dan merupakan salah satu pekerjaan kantor. Apa yang dimaksud surat-menyurat sudah banyak para penulis yang telah mencoba memberikan pengertian.

      Istilah surat-menyurat sering disebvut dengan istilah-istilah berikut :

1. Istilah correspondentie(Bahasa Belanda) atau correspondence(bahasa inggris).Kedua istilah tersebut dapat diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia seluk beluk berkirim-kiriman surat(Westra,1979:7).
2. Surat menyurat adalah segenap pekerjaan yang bertulisan dengan surat sebagai alat tata usaha,yang berurusan dengan soal penulisan,pencatatan,penerimaan dan pendistribusian surat-surat(Wastra,1979:37)
3. Kadang-kadang suatu surat yang disampaikan oleh seseorang pada orang lain dalam suatu organisasi memerlukan suatu balasan atau jawaban,maka terjadilah hubungan surat-menyurat yang disebut korespondensi(Panji,Tanpa tahun:2).Jadi, menurut pengertian ini, surat-menyurat atau korespondensi terjadi apabila disatu pihak mengirim surat dan dipihak lain membalasnya. Dengan demikian,surat-menyurat adalah suatu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat komunikasi.
4. Dapat pula diketahui bahwa surat-menyurat atau korespondensi adalah peristiwa saling berkirim surat(Zaiduddin,Tanpa tahun:5).Dalam buku ini penulis mencoba memberikan pengertian bahwa surat-menyurat mempunyai 2 pengertian yaitu dalam arti sempit dan arti luas.

Surat menyurat dalam arti sempit yaitu suatu aktivitas saling berkirim surat.Jadi,pengertian ini hanya terbatas pada penerima dan membalas surat.Apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalasnya maka, terjadilah apa yang dinamakan surat-menyurat. Surat-menyurat dalam arti luas adalah semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat yang terdiri dari kegiatan-kegiatan :

1. Membuat surat
2. mengagendakan surat/membukukan
3. Menerima surat
4. mendistribusikan
5. meng-file (mengarsip atau menyimpan

2. Pengertian Surat

            Dari pengertian surat-menyurat seperti tesebut diatas dapat dikatakan bahwa objek pokok surat-menyurat atau korespondensi adalah surat.

Apakah yang disebut surat itu ?

1. Surat adalah setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang lain dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang tersebut pada kertas tersebut.(Wastra,1979:37)
2. Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu(Wastra,1979:9).
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa yang tertulis atau suatu alat untuk menyampaikan berita dan menanyakan sesuatu dengan bahasa tulisan atau tidak langsung(Zainuddin,Tanpa tahun:5).
4. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahasa komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukanya dalam organisasi atau kantor.(Panji,Tanpa tahun:1).

Dari empat pengertian tersebut dapat diketahui bahwa masing-masing definisi lebih menitik beratkan pada segi bahan materialnya.

Pada hakikatnya surat dapat ditinjau dari beberapa segi.Dari segi materialnya,surat ialah setiap lembaran kertas yang berisi data-data atau keterangan-keterangan yang mengandung arti.Lebih luas lagi dapat dikatakan bahwa surat ialah setiap bahan atau material yang berisi informasi.Jadi, dengan demikian pengertian surat tidak hanya terbatas pada lembaran kertas saja, tetapi meliputi setiap bahan atau setiap material yang berisi data-data atau keterangan-keterangan yang mengandung arti.Ingat saja surat yang tertulis pada daun lontar pada zaman dahulu.

            Ditinjau dari segi fungsinya surat adalah alat penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain untuk mendapatkan saling pengertian diantara kedua belah pihak yang disampaikan secara tertulis.Dengan demikian dapat dikatahui bahwa surat adalh suatu bentuk penyampaian berita, ide atau pendapat yang disampaikan dengan menggunakan bahasa tertulis.

2. Macam-macam surat

Dalam kegiatan kantor ditemukan bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam-macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.

1. Surat Menurut Wujudnya
1. Surat Terbuka

Yaitu surat yang tidak mempergunakan sampul.Ada 2 macam surat terbuka yaitu sebagai berikut :

1. Surat yang ditulis pada kartu pos

Surat yang ditulis pada kartu pos(post card),baik kartu pos yang dikeluarkan oleh Kantor Pos)maupun kartu pos yang dibuat sendiri dengan tidak  menyimpang dari ketentuan / ukuran kartu pos resmi.Kartu pos dibuat dari kertas tebal (karton)dengan ukuran 15x 10 cm.

Pada umumnya, surat yang ditulis pada kartu pos adalah surat yang tidak mengandung rahasia dan bersifat pribadi.

2. Surat yang dikirim melalui surat kabar atau majalah, misalnya pengumuman dari berbagai instansi/jawatan yang dimuat di surat kabar dan berbagai surat dari para pembaca yang dimuat pada ruang/rubrik pembaca pada surat kabar.

Ditinjau dari segi tujuan komunikasi, surat para pembaca sangat memegang peranan penting karena merupakan sarana terciptanya komunikasi  dua arah antara rakyat dengan pihak pemerintah atau instansi yang bersangkutan.

3. Surat Tertutup

Yaitu  surat yang tidak dapat dibaca oleh public/umum.Jadi, hanya dapat dibaca oleh penerima surat.

Ada 2 macam surat tertutup,yaitu sebagai berikut ;

1. Surat yang tidak mempergunakan sampul

1.      Surat yang ditulis pada warkat pos

Warkat pos yaitu selembar kertas yang dicetak hanya dikeluarkan oleh Perum Postel.Warkat Pos dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat sekaligus berfungsi sebagai sampul dan halaman bagian dalam dipergunakan untuk menulis surat.

Menurut sifatnya warkat pos ada dua macam, yaitu warkat pos biasa dan warkat pos kilat.Surat yang ditulis dalam warkat pos pada umumnya surat yang bersifat pribadi.

2.      Surat yang ditulis pada selembar kertas berukuran folio dan dilipat sedemikian rupa sehingga alamat di dalam surat sekaligus merupakan alamat diluar/alamat amplop,misalnya surat edaran dan surat undangan.

2. Surat yang menggunakan sampul atau pembungkus

B. Surat Menurut Kepentinganya

Surat Biasa

            Pengiriman dan penyelesaianya dilakukan menurut urutan penerimaan surat dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Isi dari surat biasa pada umumnya tidak harus diselesaikan dengan segera. Dari segi pengirimanya, maka surat biasa dikirim dengan mempergunakan prangko biasa.

Surat Segera

Surat segera yaitu surat yang harus dikirim dengan segera untuk diketahui dan diselesaikan dengan secepat-cepatnya.

Telegram

Banyak perusahaan atau instansi yang mengirim berita dengan mempergunakan telegram karena :

1. Pengiriman berita melalui telegram dengan cepat dan dapat diterima oleh penerima surat
2. Sampai saat ini masih terdapat adanya sementara anggapan bahwa telegram dianggap lebih penting dari jenis surat-surat lainya.

Dalam pengirimanya telegram ada dua cara, yaitu telegram biasa dan telegram segera/penting.

C. Surat menurut Sumbernya

          a.. Surat Masuk(Incoming Mail)

                 Adalah surat yang dating atau diterima dari instansi/jawatan lain. Surat tersebut dapat melalui pos atau diantar langsung oleh kurir dari instansi yang bersangkutan.

b.Surat Keluar(Out Going Mail)

               adalah surat yang dikirim melalui pos,fax,kurir atau email.Surat antarbagian (interdepartemental mail) adalah surat yang berasal dari bagian-bagian lain dalam suatu kantor/instansi.memo atau nota dalam merupakan bentuk-bentuk surat yang bersifat intern.Surat-surat rutin dapat pula dibedakan menurut petunjuk-petunjuk tertentu, misalnya menurut subjeknya seperti surat yang berhubungan dengan :

·         Pengaduan-pengaduan

·         Kredit

·         Kesempatan kerja

·         Pesanan-pesanan

·         Pembelian-pembelian

·         Penjualan-penjualan

D. Surat Menurut Kegunaanya

            Surat menurut kegunaanya dibagi menjadi 3 macam, yaitu :

·         Surat yang hanya brfungsi sebagai alat pemberitahuan saja, misalnya pengumuman

·         Surat yang berfungsi sebagai juridis/hokum (surat kontrak)

·         Surat yang berfungsi sebagai historis/sejarah(notulen rapat)

E. Surat Menurut Sifat Isinya

            Surat menurut sifat isinya dapat dibedakan menjadi :

1.      Surata Biasa

Surat biasa adalah surat yang apabila isi surat tersebut diketahui dan dibaca oleh pihak orang lain tidak menimbulkan kerugian bagi organisasi , instansi atau jawatan yang bersangkutan.

2.      Surat Rahasia

Surat rahasia adalah surat yang tidak diketahui atau dibaca oleh orang lain.Surat yang demikian harus diberikan langsung kepada pimpinan yang bersangkutan karena hanya pimpinan yang berwenang membuka dan membacanya.

Surat rahasia atau konfidensial diberi tanda/kode RHS atau R saja.

3.      Surat Sangat Rahasia

Surat sangat rahasia adalah surat yang berhubungan erat dengan keamanan organisasi atau jawatan. Pada umumnya surat-surat yang bersifat sangat rahasia diberi tanda/kode SRHS.

F. Surat Menurut Bentuknya

            Menurut bentuk pengetikanya, surat dibedakan menjadi :

• Block style
• Full block style
• Semi block style
• Hanging paragraph
• Official style
• Indented style

1. Block Style

a.       Tanggal surat diketik sebelah kanan atas.

b.      Penanggung jawab surat diketik pada sebelah kanan bawah lurus dengan tanggal surat.

c.       Bagian-bagian surat lainya, yaitu :

-          Nama surat

-          Lampiran

-          Pokok/hal surat

-          Halaman surat

-          Kata pembukaan

-          Kata pendahuluan, diketik mulai dari garis margin sebelah kiri kertas. Setiap pergantian alenia baru dimulai pada garis margin yang sama.

d.      Jarak antara alenia dengan alinia lainya (alinia lama dengan alinia baru) adalah satu baris.

2. Full Block Style

Pengetikan Full block style sama dengan block style.Perbedaanya hanya pada pengetikan tanggal surat. Nama penanggung jawab surat diketik mulai dari garis margin kiri kertas surat. Dengan demikian semua surat diketik mulai dari margin kiri yang sama.

3. Semi Block Style

a.       Tanggal surat diketik di sebelah kanan atas.

b.      Nomor surat, nama perusahaan, alamat surat, nama lain, nama kota dan kata pembukaan diketik dari margin kiri yang sama.

c.       Penanggung jawab surat di ketik disebelh kanan bawah, lurus dengan tanggal surat(sma dengan block style)

d.      Sedang isi surat diketik sama dengan indented style.

Surat semi block style merupakan campuran atau block style dengan indented style.

4. Hanging Paragraph

Surat hanging paragraph disebut juga dengan hanging indented.

a.       Tanggal surat diketikmsebelah kanan atas kertas surat.

b.      Nomor surat,nama perusahaa/instans,nama jalan, nama kota dan penanggung jawab surat diketik sesuai dengan pengetikan surat block style.

c.       Setiap pergantian alinia baru, baris pertamanya dimulai dari garis margin kiri yang sama.

d.      Kemudian garis kedua sampai dengan baris terakhir dari tiap-tiap alinia diketik dengan jarak kurang lebih 5 ketukan dari margin kiri.

5. Official Style

a. tanggal surat dan alamat surat diketik sebelah kanan atas kertas surat.

b. Nomor surat, lampiran dan hal surat diketik sebelah kiri margin.

c. Kata pembukaan diketik lurus di bawah isi dari surat.

d. Setiap pergantian alinia baru baris perbtama dimulai agak masuk lima ketukan dari garis margin sebelah kiri.

e. untuk baris berikutnya diketik mulai dari garis margin kiri yang sama.

f. Penganggung jawab surat diketik sebelah kanan bawah. Surat official style banyak dipergunakan di kalangan instansi pemerintah.

6.  Indented Style

a. Tanggal surat diketik sebelah kanan atas.

b.Alamat surat

            1.  Nama perusahaan dimulai pada garis margin.

            2. Nama jalan diketik kurang lebih 5 ketukan dari garis margin kiri.

            3. Nama kota diketik kurang lebih 10 ketukan dari garis margin kiri.

c. Setiap pergantian alinia baru dimulai sesudah 5 ketukan dari garis margin kiri.

G. Menurut Jumlah Penerimaanya

Apabila ditinjau dari segi jumlah penerima surat, surat dibedakan menjadi 3 macam yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa yakni surat yang dikirim kepada seseorang (pejabat) dalam suatu instansi.
2. Surat edaran, yakni jangkauanya lebih luas daripada surat biasa. Surat edaran dikirim kepada beberapa orang atau beberapa pejabat dalam suatu jawatan/instansi untuk diketahui dan apabila dipandang perlu diteruskan kepada para bawahanya/pelaksana. Pada umumnya, surat edaran dikirim oleh suatu instansi/jawatan kepada kantor-kantor pelaksana yang ada dibawah pengawasanya. Surat edaran ini bersifat pemberitahuan tentang pa yang harus diketahui dan dilaksanakan oleh kantor pelaksana yang ada dibawah pengawasanya.
3. Pengumuman yakni ruang lingkupnya lebih luas daripada surat edaran.

Menurut jangkauanya, pengumuman dibagi menjadi 2 yaitu pengumuman yang bersifat intern dan pengumuman yang bersifat ekstern.

Pengumuman yang bersifat intern adalah pengumuman yang bertujuan memberitahukan kepada semua anggota dalam organisasi semua masalah yang menyangkut kepentingan semua anggota. Misalnya pengumuman apel bendera, pengumuman hari libur.

Pengumuman yang bersifat ekstern adlah pengumuman yang ditujukan kepada masyarakat umum(publik) diluar organisasi yang mempunyai kepentingan dengan organisas/instansi yang bersangkutan. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai baru, pengumuman pindah dan pengumuman lelang.

H.        Surat menurut Penggunaanya

            Surat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :

1. Memo atau nota dalam, dipergunakan untuk surat-menyurat antar bagian dalam satu instansi.
2. Nota dinas dipergunakan untuk surat-menyurat dinas/resmi antar kantor, instansi atau organisasi.
3. Surat pengantar, dipergunakan untuk pengantara dalam pengiriman surat-surat, pengiriman barang-barang yang dilakukan oleh suatu jawatan atau suatu instansi. Surat-surat yang dikirim dengan mempergunakan surat pengantar misalnya laporan.

I.                   Surat Menurut Siapa Pengirimnya

1.      Surat Dinas

a.       Surat dinas adalah surat yang berisikan persoalan kedinasan dari surat itu dibuat dengan segala formalitasnya, serta baik pengirim dan penerimanya maupun salah satu diantara mereka dalam kedudukan resmi dinasnya(Wastra,1979:12)

b.      Ada yang memberikan pengertia secara singkat yaitu surat dinas adalah surat yang berisi persoalan dan dibuat instansi pemerintah.

Jadi, surat dinas adalah surat yang berisi soal-soal kedinasan, baik yang dikirim oleh instansi pemerintah maupun swasta dan dikirim, baik kepada instansi pemerintah maupun swasta dan bahkan dapat pula dikirim kepada seseorang.

Isi surat dinas dapat meliputi berbagai macam persoalan.Surat dinas yang menyangkut masalah keniagaan (business), misalnya :

a.       Surat permintaan penawaran

b.      Surat penawaran

c.       Surat pesanan

d.      Surat penerimaan pesanan

e.       Surat pengiriman barang

Surat yang menyangkut masalah keuangan, misalnya :

1. Surat tagihan
2. Surat perintah menerima uang
3. Kredit
4. Angsuran

Surat dinas yang menyangkut masalah kepegawaian antara lain :

1. Surat lamaran
2. Surat panggilan
3. Surat pengangkatan
4. Surat perintah penugasan

2.      Surat Pribadi

Surat pribadi adlah surat yang dibuat dan dikirim oleh seseorang kepada orang lain yang isinya bersifat kekeluargaan dan tidak ada hubunganya dengan soal-soal dinas dengan suatu badan atau instansi.

6. Sifat Surat

Sifat surat mengandug pengertian :

a.       Menunjukan urgensi dari surat. Misalnya segera, sangat segera dan rahasia.

b.      Diketik lurus di bawah lampiran surat.

7. Penganggung Jawab Surat

a.       Pe nanggung jawab surat adalah pejabat yang menandatangani surat.

b.      Penanggung jawab meliputi :

1.      Nama instansi atau perusahaan yang bersangkutan

2.      Nama jabatan

3.      Tanda tangan

4.      Nama terang

5.      Nomor NIP/NRP (khusus untuk pejabat dinas pemerintah).

8. Cap Surat

a.       Cap surat menunjukan formal dan sahnya surat dinas,khususnya surat-surat dinas pemerintah untuk dikalangan niaga kadang-kadang surat dinas tidak perlu dibubuhi cap.

b.      Adanya sementara anggapan bahwa surat dinas yang tidak/belum dibubuhi cap instansi yang bersangkutan dianggap kurang/tidak sah.

c.       Cap surat dibubuhkan pada sebelah kiri tanda tangan penanggung jawab surat.

9. Tembusan

a.       Tembusan menunjukan bahwa suatu surat harus diketahui oleh beberapa instansi atau pejabat lainya, baik instansi/pejabat yang blebih tinggi maupun instansi/pejabat yang lebih raendah(instansi pelaksana) yang mempunyai hubungan dengan isi surat tersebut.

b.      Penulisan kata tembusan ada beberapa cara, ada yang ditulis sebagai berikut :

1.      Tembusan kepada Yth.

2.      Tembusan disampaikan sengan hormat kepada

3.      Ada yang hanya mempergunakan dengan kata tembusan

4.      Ada yang mempergunakan istilah CC(Carbon Copy)

c.       Yang dikirim kepada alamat surat adalah surat aslinya

d.      Tembusan diketik sebelah kiri bawah kertas surat.

10. Initial

a.       Initial atau tanda-tanda yang berupa kode ( merupakan singkatan) dari nama pembuat/penanda tangan surat dari nama pengetik surat.

b.      Initial berguna untuk mengetahui siapa pembuat atau penanda tangan surat dan siapa yang mengetik surat sehingga apabila terdapat kesalahan dengan mudah menghubunginya.

c.       Initial diketik paling bawah sebelah kiri kertas surat.

           

RAPAT(diambil dari buku "Dasar-Dasar ilmu Tata usaha" oleh :Drs.IG.Wursanto )

BAB RAPAT

a.       Pengertian Rapat

Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat tatap muka(face to face) yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok.Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.

R.J. Suhartin Citrobroto(1979)mengatakan bahwa komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat.Jadi, menurut pengertian disetiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi terjadilah apa yang disebut rapat. Rapat diadakan apabila pemimpin memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staffnya atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.

b.      Macam-macam rapat

Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari segi peninjauanya. Menurut tujuanya(Citrabroto,1970:74-76) rapat dapat dibedakan 3 macam,yaitu :

·         Rapat penjelasan

Yaitu rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta.

·         Rapat pemecahan

Yaitu rapat yang bertujuan mencari pemecahan tentang sesuatu masalah.

·         Rapat perundingan

Yaitu rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

                Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi 4 macam :

a.       Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu dan para pesertanya resmi mendapat undangan.

b.      Rapat informal yaitu rapat yang diadakan kadang-kadang secara kebetulan sehingga para pesertanya tidak tertentu dan tidak mempergunakan surat undangan.mereka bertemu secara kebetulan dan pada pertemuan itu dibicarakan masalah-masalah yang menjadi kepentingan bersama.rapat informal ini paling sering dijumpai dalam kehidupan setiap hari.

c.       Rapat terbuka yaitu rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota.

d.      Rapat Tertutup yaiu rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya dapat dibedakan menjadi 4 macam :

1.       Rapat Mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu yang membahas masalah-masalh rutin yang dihadapi oleh setiap manajer/pimpinan unit/bagian.

2.       Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan stiap akhir bulan( sekali sebulan). Misalnya membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.

3.       Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.

4.       Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap tahun. Misalnya, rapat dewan komisaris, rapat pemegang saham.

c.       Penyelenggaraan Rapat

Terlepas dari berbagai macam rapat sebagai diutarakan diatas, setiap diadakan rapat, sekretaris selalu dituntuk partisipasinya.

Dalam penyelenggaraan rapat, yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah :

1.       Undangan Rapat

Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan jangan terlalu jauh dari waktu tanggal diadakan rapat. Sebaliknya, undangan rapat datangnya jangan terlalu dekat atau terlalu mepet dari waktu atau tanggal diadakan rapat. Undangan yang terlalu lama akan lupa, sedangkan undangan yang disampaikan terlalu dekat memnyebabkan para peserta kurang mempunyai persiapan.

Undangan rapat harus lengakap, yang berisi :

a.       Hari

b.      Tanggal

c.       Jam

d.      Tempat rapat

e.      Acara rapat(bila perlu acara dilampirkan)

Ada dua macam bentuk undangan rapat. Hal ini tergantung dari bentuk atau sifat rapat yang diadakan.

1.       Rapat Intern, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh para pejabat di dalam organisasi yang bersangkutan. Untuk rapat yang demikian, cukup digunakan bentuk undangan edaran.nama-nam peserta sudah dicantumkan dalam edaran undangan tersebut, dan yang bersangkutan tinggal membubuhkan paraf atau tanda tangan pada ruang (kolom) yang telah disediakan.

Undangan rapat juga dapat dilaksanakan dengan cara mengadakan panggilan, pemberitahuan, melalui media komunikasi/surat kabar.

2.       Rapat Ekstern,yaitu rapat yang dihadiri oleh para pejabat dari luar instansi. Rapat yang demikian harus mempergunakan surat undangan sesuai dengan surat undangan pada lazimnya.

Tempat Rapat

Tempat rapat khususnya untuk rapat-rapat ekstern harus dijelaskan :

a.       Nama jalan dan nomornya

b.      Nama gedung(tempat rapat)

c.       Nama kota(apabila dipandang perlu)

b. Tata Ruang Rapat

                Tata ruang rapat, khususnya untuk rapat-rapat ekstern, perlu perhatian masalah cahaya penerangan, ventilasi udara dan pengaturan tempat duduk.

Alat-alat Perlengkapan Rapat

                Alat-alat perlengkapan yang digunakan untuk rapat adalah seperti berikut :

1.       Sound System beserta perlengkapanya

2.       Wireless microphone(pengeras suara tanpa kawat)

3.       Papan tulis berikut perlengkapanya seperti :

a.       Kapur putih

b.      Kapur berwarna

c.       Penghapus

d.      Tongkat petunjuk

4.       OHP(Over head projector) yaitu suatu alat yang dapat memproyeksikan ke layar, tulisan-tulisan, gambar-gambar yang ditulis/digunakan di atas plastic dengan tulisan spidol.

5.       Alat-alat tulis yang terdiri dari :

a.       Mesin tik

b.      Mesing hitung

c.       Mesin pengganda(stensil, fotocopy)

d.      Pensil

e.      Bolpoint

f.        Kertas (HVS, doorslag, kertas stensil, kertas bergaris folio atau double folio)

g.       Stop map

h.      Snelhechter

i.         Ordner

Notulen

Adalah hasil dari jalanya setiap rapat yang diadakan. Notulen dibuat oleh sekretaris atau penulis rapat. Notulen dibuat sejak rapat dimulai. Hal-hal yang perlu dicatat dalam notulen antara lain:

a.       Jumlah peserta rapat yang hadir

b.      Tempat dan tanggal serta dimulainya rapat

c.       Acara rapat

d.      Semua pendapat/saran yang diberikan oleh peserta rapat

e.      Hasil rapat atau keputusan rapat.

Notulen tersebut setelah selesai rapat harus diperbaiki dan disahkan(ditandatangani oleh pimpinan/ketua rapat, untuk kemudian dibagikan kepada para peserta rapat agar diketahui dan dipergunakan sebagai bahan pemikiran selanjutnya. Notulen sangat diperlukan agar semua keputusan yang telah diputuskan dalam rapat dijadikan pegangan bersama. Notulen juga dapat dipergunakan untuk penilaian kemajuan-kemajuan dari instansi yang bersangkutan.

Isi notulen yang baik harus :

a.       Bersifat ringkas tetapi jelas dan tepat

b.      Yang ditulis dalam notulen hanya pokok-pokoknya saja

c.       Notulen harus dibuat oleh seorang sekretaris/penulis yang cakap.