KESEKRETARIATAN

1. Beberepa Pengertian

a. Sekretariat
          Sekretariat ialah satuaan organisasi yang melaksanakan pekerjaan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.

b. Sekretariat Jenderal
          Sekretariat jenderal adalah satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan organisasi yang lebih besar yang melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal sekretariat.
c.Kesekretariatan
adalah aktivitas yang dilakukan oleh sekretaris.Jadi, kesekretariatan menunjukan aktivitasnya dan tata kerjanya.
d. Sekretaris


sekretaris berasal dari kata :
1. secretary dari bahasa inggris
2. secretaire dari bahasa perancis
3. secretarium atau secretaries dari bahasa latin, yang berarti seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.

B.  kegiatan Dalam Bidang Sekretariat

Kegiatan dalam bidang Sekretariat terdiri dari hal-hal berikut :

a.       Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi :

1.       Pembuatan surat

2.       Penerimaan surat

3.       Pengiriman surat atau pendistribusian surat-surat

4.       Penyimpanan warkat (records)

b.      Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun secara eksternal :

1.       Secara internal melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis

2.       Secara eksternal malaksanakan hubungan atau komunikasi masa atau hubungan masyarakat(public relations)

c.       Menyelenggarakan kepaniteraan rapat-rapat

d.      Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia

e.      Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan-kunjungan.

3.       Fungsi Administrasi Kesekretariatan

Fungsi administrasi kesekretariatan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a.       Mengadakan pencatatan(recording) dari semua kegiatan manajemen.

b.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanan pusat ketatausahaan

c.       Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi perusahaan atau jawatan

d.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau jawatan

e.      Sebagai pusat dokumentasi(master file)

4.       Tujuan Administrasi Kesekretariatan

Administrasi kesekretariatan bertujuan sebagai berikut :

a.       Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baiok secara internal maupun secara eksternal.

b.      Mengamankan kerahasiaan perusahaan/jawatan.

c.       Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/jawatan, yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksaan fungsinya, yaitu :

1.       Perencanaa(planning)

2.       Pengorganisasian(organizing)

3.       Penggerakan(actuating)

4.       Pengawasan(controlling)

5.       Pengambilan keputusan-keputusan(decision making)