RAPAT(diambil dari buku "Dasar-Dasar ilmu Tata usaha" oleh :Drs.IG.Wursanto )

BAB RAPAT

a.       Pengertian Rapat

Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat tatap muka(face to face) yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok.Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.

R.J. Suhartin Citrobroto(1979)mengatakan bahwa komunikasi kelompok secara resmi sering disebut rapat.Jadi, menurut pengertian disetiap terjadi komunikasi kelompok secara resmi terjadilah apa yang disebut rapat. Rapat diadakan apabila pemimpin memerlukan sumbangan pendapat atau sumbangan pikiran dari para staffnya atau para pembantunya karena pimpinan tidak dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada umumnya.

b.      Macam-macam rapat

Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari segi peninjauanya. Menurut tujuanya(Citrabroto,1970:74-76) rapat dapat dibedakan 3 macam,yaitu :

·         Rapat penjelasan

Yaitu rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta.

·         Rapat pemecahan

Yaitu rapat yang bertujuan mencari pemecahan tentang sesuatu masalah.

·         Rapat perundingan

Yaitu rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

                Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi 4 macam :

a.       Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu dan para pesertanya resmi mendapat undangan.

b.      Rapat informal yaitu rapat yang diadakan kadang-kadang secara kebetulan sehingga para pesertanya tidak tertentu dan tidak mempergunakan surat undangan.mereka bertemu secara kebetulan dan pada pertemuan itu dibicarakan masalah-masalah yang menjadi kepentingan bersama.rapat informal ini paling sering dijumpai dalam kehidupan setiap hari.

c.       Rapat terbuka yaitu rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota.

d.      Rapat Tertutup yaiu rapat yang hanya dihadiri oleh pimpinan tertentu dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya dapat dibedakan menjadi 4 macam :

1.       Rapat Mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu yang membahas masalah-masalh rutin yang dihadapi oleh setiap manajer/pimpinan unit/bagian.

2.       Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan stiap akhir bulan( sekali sebulan). Misalnya membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.

3.       Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan untuk membahas langkah-langkah lebih lanjut.

4.       Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap tahun. Misalnya, rapat dewan komisaris, rapat pemegang saham.

c.       Penyelenggaraan Rapat

Terlepas dari berbagai macam rapat sebagai diutarakan diatas, setiap diadakan rapat, sekretaris selalu dituntuk partisipasinya.

Dalam penyelenggaraan rapat, yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah :

1.       Undangan Rapat

Undangan rapat sebaiknya dibuat dan diedarkan jangan terlalu jauh dari waktu tanggal diadakan rapat. Sebaliknya, undangan rapat datangnya jangan terlalu dekat atau terlalu mepet dari waktu atau tanggal diadakan rapat. Undangan yang terlalu lama akan lupa, sedangkan undangan yang disampaikan terlalu dekat memnyebabkan para peserta kurang mempunyai persiapan.

Undangan rapat harus lengakap, yang berisi :

a.       Hari

b.      Tanggal

c.       Jam

d.      Tempat rapat

e.      Acara rapat(bila perlu acara dilampirkan)

Ada dua macam bentuk undangan rapat. Hal ini tergantung dari bentuk atau sifat rapat yang diadakan.

1.       Rapat Intern, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh para pejabat di dalam organisasi yang bersangkutan. Untuk rapat yang demikian, cukup digunakan bentuk undangan edaran.nama-nam peserta sudah dicantumkan dalam edaran undangan tersebut, dan yang bersangkutan tinggal membubuhkan paraf atau tanda tangan pada ruang (kolom) yang telah disediakan.

Undangan rapat juga dapat dilaksanakan dengan cara mengadakan panggilan, pemberitahuan, melalui media komunikasi/surat kabar.

2.       Rapat Ekstern,yaitu rapat yang dihadiri oleh para pejabat dari luar instansi. Rapat yang demikian harus mempergunakan surat undangan sesuai dengan surat undangan pada lazimnya.

Tempat Rapat

Tempat rapat khususnya untuk rapat-rapat ekstern harus dijelaskan :

a.       Nama jalan dan nomornya

b.      Nama gedung(tempat rapat)

c.       Nama kota(apabila dipandang perlu)

b. Tata Ruang Rapat

                Tata ruang rapat, khususnya untuk rapat-rapat ekstern, perlu perhatian masalah cahaya penerangan, ventilasi udara dan pengaturan tempat duduk.

Alat-alat Perlengkapan Rapat

                Alat-alat perlengkapan yang digunakan untuk rapat adalah seperti berikut :

1.       Sound System beserta perlengkapanya

2.       Wireless microphone(pengeras suara tanpa kawat)

3.       Papan tulis berikut perlengkapanya seperti :

a.       Kapur putih

b.      Kapur berwarna

c.       Penghapus

d.      Tongkat petunjuk

4.       OHP(Over head projector) yaitu suatu alat yang dapat memproyeksikan ke layar, tulisan-tulisan, gambar-gambar yang ditulis/digunakan di atas plastic dengan tulisan spidol.

5.       Alat-alat tulis yang terdiri dari :

a.       Mesin tik

b.      Mesing hitung

c.       Mesin pengganda(stensil, fotocopy)

d.      Pensil

e.      Bolpoint

f.        Kertas (HVS, doorslag, kertas stensil, kertas bergaris folio atau double folio)

g.       Stop map

h.      Snelhechter

i.         Ordner

Notulen

Adalah hasil dari jalanya setiap rapat yang diadakan. Notulen dibuat oleh sekretaris atau penulis rapat. Notulen dibuat sejak rapat dimulai. Hal-hal yang perlu dicatat dalam notulen antara lain:

a.       Jumlah peserta rapat yang hadir

b.      Tempat dan tanggal serta dimulainya rapat

c.       Acara rapat

d.      Semua pendapat/saran yang diberikan oleh peserta rapat

e.      Hasil rapat atau keputusan rapat.

Notulen tersebut setelah selesai rapat harus diperbaiki dan disahkan(ditandatangani oleh pimpinan/ketua rapat, untuk kemudian dibagikan kepada para peserta rapat agar diketahui dan dipergunakan sebagai bahan pemikiran selanjutnya. Notulen sangat diperlukan agar semua keputusan yang telah diputuskan dalam rapat dijadikan pegangan bersama. Notulen juga dapat dipergunakan untuk penilaian kemajuan-kemajuan dari instansi yang bersangkutan.

Isi notulen yang baik harus :

a.       Bersifat ringkas tetapi jelas dan tepat

b.      Yang ditulis dalam notulen hanya pokok-pokoknya saja

c.       Notulen harus dibuat oleh seorang sekretaris/penulis yang cakap.

surat-menyurat

SURAT MENYURAT

1. Pengertian surat-menyurat

               Surat-menyurat merupakan alat tata usaha dan merupakan salah satu pekerjaan kantor. Apa yang dimaksud surat-menyurat sudah banyak para penulis yang telah mencoba memberikan pengertian.

      Istilah surat-menyurat sering disebvut dengan istilah-istilah berikut :

1. Istilah correspondentie(Bahasa Belanda) atau correspondence(bahasa inggris).Kedua istilah tersebut dapat diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia seluk beluk berkirim-kiriman surat(Westra,1979:7).
2. Surat menyurat adalah segenap pekerjaan yang bertulisan dengan surat sebagai alat tata usaha,yang berurusan dengan soal penulisan,pencatatan,penerimaan dan pendistribusian surat-surat(Wastra,1979:37)
3. Kadang-kadang suatu surat yang disampaikan oleh seseorang pada orang lain dalam suatu organisasi memerlukan suatu balasan atau jawaban,maka terjadilah hubungan surat-menyurat yang disebut korespondensi(Panji,Tanpa tahun:2).Jadi, menurut pengertian ini, surat-menyurat atau korespondensi terjadi apabila disatu pihak mengirim surat dan dipihak lain membalasnya. Dengan demikian,surat-menyurat adalah suatu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat komunikasi.
4. Dapat pula diketahui bahwa surat-menyurat atau korespondensi adalah peristiwa saling berkirim surat(Zaiduddin,Tanpa tahun:5).Dalam buku ini penulis mencoba memberikan pengertian bahwa surat-menyurat mempunyai 2 pengertian yaitu dalam arti sempit dan arti luas.

Surat menyurat dalam arti sempit yaitu suatu aktivitas saling berkirim surat.Jadi,pengertian ini hanya terbatas pada penerima dan membalas surat.Apabila seseorang menerima surat, dan kemudian membalasnya maka, terjadilah apa yang dinamakan surat-menyurat. Surat-menyurat dalam arti luas adalah semua aktivitas tata usaha yang berhubungan dengan surat yang terdiri dari kegiatan-kegiatan :

1. Membuat surat
2. mengagendakan surat/membukukan
3. Menerima surat
4. mendistribusikan
5. meng-file (mengarsip atau menyimpan

2. Pengertian Surat

            Dari pengertian surat-menyurat seperti tesebut diatas dapat dikatakan bahwa objek pokok surat-menyurat atau korespondensi adalah surat.

Apakah yang disebut surat itu ?

1. Surat adalah setiap kertas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang lain dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang tersebut pada kertas tersebut.(Wastra,1979:37)
2. Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu(Wastra,1979:9).
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa yang tertulis atau suatu alat untuk menyampaikan berita dan menanyakan sesuatu dengan bahasa tulisan atau tidak langsung(Zainuddin,Tanpa tahun:5).
4. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahasa komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukanya dalam organisasi atau kantor.(Panji,Tanpa tahun:1).

Dari empat pengertian tersebut dapat diketahui bahwa masing-masing definisi lebih menitik beratkan pada segi bahan materialnya.

Pada hakikatnya surat dapat ditinjau dari beberapa segi.Dari segi materialnya,surat ialah setiap lembaran kertas yang berisi data-data atau keterangan-keterangan yang mengandung arti.Lebih luas lagi dapat dikatakan bahwa surat ialah setiap bahan atau material yang berisi informasi.Jadi, dengan demikian pengertian surat tidak hanya terbatas pada lembaran kertas saja, tetapi meliputi setiap bahan atau setiap material yang berisi data-data atau keterangan-keterangan yang mengandung arti.Ingat saja surat yang tertulis pada daun lontar pada zaman dahulu.

            Ditinjau dari segi fungsinya surat adalah alat penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain untuk mendapatkan saling pengertian diantara kedua belah pihak yang disampaikan secara tertulis.Dengan demikian dapat dikatahui bahwa surat adalh suatu bentuk penyampaian berita, ide atau pendapat yang disampaikan dengan menggunakan bahasa tertulis.

2. Macam-macam surat

Dalam kegiatan kantor ditemukan bermacam-macam surat. Surat dibagi menjadi bermacam-macam dan tergantung pada segi mana penggunaanya.

1. Surat Menurut Wujudnya
1. Surat Terbuka

Yaitu surat yang tidak mempergunakan sampul.Ada 2 macam surat terbuka yaitu sebagai berikut :

1. Surat yang ditulis pada kartu pos

Surat yang ditulis pada kartu pos(post card),baik kartu pos yang dikeluarkan oleh Kantor Pos)maupun kartu pos yang dibuat sendiri dengan tidak  menyimpang dari ketentuan / ukuran kartu pos resmi.Kartu pos dibuat dari kertas tebal (karton)dengan ukuran 15x 10 cm.

Pada umumnya, surat yang ditulis pada kartu pos adalah surat yang tidak mengandung rahasia dan bersifat pribadi.

1. Surat yang dikirim melalui surat kabar atau majalah, misalnya pengumuman dari berbagai instansi/jawatan yang dimuat di surat kabar dan berbagai surat dari para pembaca yang dimuat pada ruang/rubrik pembaca pada surat kabar.

Ditinjau dari segi tujuan komunikasi, surat para pembaca sangat memegang peranan penting karena merupakan sarana terciptanya komunikasi  dua arah antara rakyat dengan pihak pemerintah atau instansi yang bersangkutan.

2. Surat Tertutup

Yaitu  surat yang tidak dapat dibaca oleh public/umum.Jadi, hanya dapat dibaca oleh penerima surat.

Ada 2 macam surat tertutup,yaitu sebagai berikut ;

1. Surat yang tidak mempergunakan sampul

1.      Surat yang ditulis pada warkat pos

Warkat pos yaitu selembar kertas yang dicetak hanya dikeluarkan oleh Perum Postel.Warkat Pos dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat sekaligus berfungsi sebagai sampul dan halaman bagian dalam dipergunakan untuk menulis surat.

Menurut sifatnya warkat pos ada dua macam, yaitu warkat pos biasa dan warkat pos kilat.Surat yang ditulis dalam warkat pos pada umumnya surat yang bersifat pribadi.

2.      Surat yang ditulis pada selembar kertas berukuran folio dan dilipat sedemikian rupa sehingga alamat di dalam surat sekaligus merupakan alamat diluar/alamat amplop,misalnya surat edaran dan surat undangan.

2. Surat yang menggunakan sampul atau pembungkus

B. Surat Menurut Kepentinganya

Surat Biasa

            Pengiriman dan penyelesaianya dilakukan menurut urutan penerimaan surat dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Isi dari surat biasa pada umumnya tidak harus diselesaikan dengan segera. Dari segi pengirimanya, maka surat biasa dikirim dengan mempergunakan prangko biasa.

Surat Segera

Surat segera yaitu surat yang harus dikirim dengan segera untuk diketahui dan diselesaikan dengan secepat-cepatnya.

Telegram

Banyak perusahaan atau instansi yang mengirim berita dengan mempergunakan telegram karena :

1. Pengiriman berita melalui telegram dengan cepat dan dapat diterima oleh penerima surat
2. Sampai saat ini masih terdapat adanya sementara anggapan bahwa telegram dianggap lebih penting dari jenis surat-surat lainya.