KESEKRETARIATAN

1. Beberepa Pengertian

a. Sekretariat
          Sekretariat ialah satuaan organisasi yang melaksanakan pekerjaan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan.

b. Sekretariat Jenderal
          Sekretariat jenderal adalah satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan organisasi yang lebih besar yang melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal sekretariat.
c.Kesekretariatan
adalah aktivitas yang dilakukan oleh sekretaris.Jadi, kesekretariatan menunjukan aktivitasnya dan tata kerjanya.
d. Sekretaris


sekretaris berasal dari kata :
1. secretary dari bahasa inggris
2. secretaire dari bahasa perancis
3. secretarium atau secretaries dari bahasa latin, yang berarti seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.

B.  kegiatan Dalam Bidang Sekretariat

Kegiatan dalam bidang Sekretariat terdiri dari hal-hal berikut :

a.       Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat-menyurat yang meliputi :

1.       Pembuatan surat

2.       Penerimaan surat

3.       Pengiriman surat atau pendistribusian surat-surat

4.       Penyimpanan warkat (records)

b.      Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun secara eksternal :

1.       Secara internal melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis

2.       Secara eksternal malaksanakan hubungan atau komunikasi masa atau hubungan masyarakat(public relations)

c.       Menyelenggarakan kepaniteraan rapat-rapat

d.      Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia

e.      Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan-kunjungan.

3.       Fungsi Administrasi Kesekretariatan

Fungsi administrasi kesekretariatan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a.       Mengadakan pencatatan(recording) dari semua kegiatan manajemen.

b.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanan pusat ketatausahaan

c.       Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi perusahaan atau jawatan

d.      Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau jawatan

e.      Sebagai pusat dokumentasi(master file)

4.       Tujuan Administrasi Kesekretariatan

Administrasi kesekretariatan bertujuan sebagai berikut :

a.       Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baiok secara internal maupun secara eksternal.

b.      Mengamankan kerahasiaan perusahaan/jawatan.

c.       Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/jawatan, yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksaan fungsinya, yaitu :

1.       Perencanaa(planning)

2.       Pengorganisasian(organizing)

3.       Penggerakan(actuating)

4.       Pengawasan(controlling)

5.       Pengambilan keputusan-keputusan(decision making)

CURRICULUM VITAE(DAFTAR RIWAYAT HIDUP)

CURRICULUM VITAE

(DAFTAR RIWAYAT HJIDUP)

SARAN MEMBUAT CURRICULUM VITAE(CV) YANG EFEKTIF

Curriculum vitae(CV) atau Daftar Riwayat Hidup yang efektif tidak hanya tertulis berdasarkan format tertentu, tetapi juga harus dapat dijadikan pedoman bagi pembacanya, dalam hal ini si pengambil keputusan.Tidak ada satu bentuk CV yang sempurna. CV dapat diibaratkan sebagai sebuah iklan yang mengandung informasi yang memadai untuk menarik perhatian pembacanya. Sudah seharusnya sebuah CV mengemukakan prestasi atau keberhasilan yang telah dicapai oleh penulisnya dan disampaikan dengan cara yang professional serta tidak bertele-tele.

Berikut ini adalah hal-hal yang harus anda lakukan sewaktu anda menulis CV :

Ø  Tulis CV dengan jujur dan akurat. Ingat bahwa CV adalah wadah pertama yang diterima oleh pengambil keputusan yang akan mengevaluasi integritas anda.

Ø  Gunakan format standar, ubahlah format tersebut dengan kebutuhan.

Ø  Hindari penulisan dalam bentuk narasi dan kata ganti orang.

Ø  Gunakan gaya bahasa formal dan kalimat-kalimat yang sederhana serta konsisten dalam seluruh dokumen anda.

Ø  Tuliskan kemampuan-kemampuan anda di awal CV. Sadarilah bahwa penerima CV anda adalah seorang pegawai yang memiliki berbagai persoalan sehingga akan sulit baginya untuk memutuskan calon pegawai yang tepat.

Ø  Identifikasi hal-hal yang dapat anda kontribusikan kepada perusahaan.

Ø  Kemukakan pengalaman-pengalaman anda dalam memecahkan masalah, dan bukan hanya daftar jabatan yang pernah anda duduki.

Ø  Tekankan potensi anda dalam bidang kepemimpinan, kemampuan berorganisasi, keterampilan berkomunikasi dan pengalaman kerja kelompok bersama orang-orang yang memiliki karakter serta tipe kerja berlainan.

Ø  Fokuskan isi CV hanya pada informasi yang relevan.Identifikasi informasi mana yang utama,penting dan kurang penting. Tuliskan hobi dan aktivitas anda bila pengalaman kerja anda belum memadai.

Ø  Baca kembali iklan lowongan kerja, perhatikan hal-hal penting yang harus anda lengkapi.

Ø  Batasi panjang CV hanya (1) satu halaman, bila data anda sangat banyak, usahakan untuk tidak lebih dari 2(dua) halaman.

Ø  Pilihlah minimal 2(dua) rekan yang professional untuk membaca CV anda, lalu mintalah tanggapan dari mereka.

Ø  Periksa kembali CV anda. Teliti huruf dan kata yang anda cetak tebal;apakah hal itu memang diperlukan. Hindari penggunaan huruf cetak tebal yang terlau banyak. Sebab hal ini akan membuat penekanan yang anda inginkan menjadi kabut.

Ø  Gunakan kertas dan amplop yang standar sehingga kelihatan lebih professional. Warna putih dan abu-abu adalah warna yang dianjurkan.

Ø  Kirimkan CV anda sebagai lampiran dari surat lamaran.

ISI SURAT LAMARAN

Paragraf pertama

Ø  Alas an menulis surat

Ø  Posisi yang anda inginkan

Ø  Sumber informasi

Paragraph Kedua

Ø  Mengapa anda tertaik pada posisi, perusahaan,produk,pelayanan tersebut.

Ø  Jika anda baru lulus, jelaskan bagaimana latar belakang pendidikan anda dapat menunjang anda.

Ø  Jika anda sudah berpengalaman,sebutkan klasifikasi yang telah anda raih.

Ø  Janganlah mengulangi informasi yang anda tulis di CV.

Paragraph ketiga

Ø  Dengan tetap mengacu pada CV yang terlampir, tuliskan secara ringkas kualifikasi,latihan,pengalaman anda.

Paragraph terakhir

Ø  Sebutkan bahwa anda siap diwawancarai kapan saja.

Ø  Tuliskan nomor telepon untuk memudahkan mereka menghubungi anda.

Ø  Akhirnya, tutuplah surat dengan harapan anda akan segera mendapat balasan.